Een nieuwe uitdaging?

GEZOCHT VOOR HET INVULLEN VAN VACATURES:  

1. Secretaresses met minimaal 7 jaar werkervaring als secretaresse.
2. Secretaresses die gedetacheerd wensen te werken.

Vacature:

SECRETARESSE, 36 h/week, Heerhugowaard (ingevuld)

Onze klant in de zorgsector zoekt een nieuwe collega, een echte aanpakster per zo spoedig mogelijk. Er is heel veel werk. De juiste kandidaat levert secretariële ondersteuning aan projectleiders, verdeeld over het gehele werkgebied. Tijdens externe overleggen notuleer je op de betreffende locatie van de vergadering.

Taken

• Administratieve/secretariële ondersteuning van 8 adviseurs;
• Facilitair voorbereiden van verschillende soorten bijeenkomsten in de regio;
• Bijhouden van een database met de in de regio werkzame eerstelijns zorgverleners;
• Notuleren van diverse soorten overleggen, zowel intern als extern;
• Afhandelen van telefoongesprekken. 

Kennis en competenties

• Afgeronde secretaresse-opleiding met enkele jaren werkervaring als secretaresse;
• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Goede kennis van Windows Office;
• Maakt een haalbare en effectieve planning van de eigen werkzaamheden;
• Werkt doelgericht aan het tijdig en volgens afgesproken criteria behalen van afgesproken resultaten;
• Werkt accuraat;
• Verleent service en reageert alert op verzoeken van de (interne en externe) klant;
• Goed afhandelen van telefoongesprekken.  

Salaris
Afhankelijk van opleiding en werkervaring, conform CAO Gezondheidscentra, functiegroep 8, maximaal € 2.889,97 bruto per maand. 

Vacature:

OFFICE MANAGER, 40 h/week, NL/E, Capelle / Utrecht (ingevuld)

Beschrijving:

Verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directie bij het uitvoeren van haar taken en verantwoordelijkheden. Tevens verantwoordelijk ervoor dat in het kantoorpand dagelijks de werkzaamheden in een ordentelijke omgeving kunnen worden uitgevoerd. Met de ondersteuning van de HRM manager erbij betekent dat dit een sleutelrol is binnen de interne organisatie. 

 

Taken en verantwoordelijkheden:

 

Directiesecretariaat

Agendabeheer CTO en CEO

Beheer inbox CTO en CEO

Maken van afspraken CTO en CEO

Afhandelen correspondentie (inkomend en uitgaand)

Beheer postboek

Beheer formele dossiers

Contractenregister bijhouden

Beheer kluis (incl. inhoudscontrole)

Boeken van reizen en hotels

Plannen vergaderingen en bijeenkomsten (incl. vergaderzalen intern/extern)

Plannen en notuleren Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Plannen en notuleren (op verzoek) vergaderingen van de Raad van Advies

Plannen en notuleren maandelijks Management overleg

Plannen en notuleren kwartaal overleg

Inkoop en beheer van kantoor- en aanverwante artikelen

Interne communicatie verzorgen

Toezien naleven huisstijl

Toezien naleven Algemeen Reglement

 

Facilities

Beheer, beveiliging, schoonmaak en onderhoud kantoorpand

Inkoop en beheer relevante artikelen t.b.v. facilities

Toezien op naleven clean desk (incl. kasten en archieven) policy

Beheer kasten en archieven

Contacten onderhouden met verhuurder

Contacten onderhouden met relevante instanties

Catering

Dagelijkse verzorging

Beheer koffieautomaten

Inkoop en beheer cateringartikelen (F&B)

 

Ondersteuning verlenen aan het gehele HRM proces

Beheer files (elektronisch en papier)

Correspondentie en arbeidsovereenkomsten

Indiensttreding – uitdiensttreding

Contacten Arbodienst, re-integratie en Wet Poortwachter

Contacten juridische bijstand

 

Wagenparkbeheer

Contacten met leasemaatschappij en automerk

Juiste inzet en gebruik leaseauto’s onder personeel

Toezien naleven Mobiliteitsregeling

 

ICT

Contacten met de verschillende ICT leveranciers

Coördineren inzet ICT leveranciers

Beheer ICT administratie

 

Samenwerking

Nauw samenwerken met Finance en GCC, incl. projectbureau

In voorkomende gevallen Finance Manager ondersteunen (jaarrekening, rapportages en archivering)

In voorkomende gevallen GCC en projectbureau ondersteunen (bij ziekte, afwezigheid, drukte en specifieke projecten)

ismu – strategische communicatie

 

Rapporteert aan:

Directie

Manager: CEO

Bij diens afwezigheid de CTO

Bij afwezigheid beiden: Manager Finance

Midden dit jaar ongeveer zal het bedrijf van Capelle a/d IJssel verhuizen naar het midden van het Land. De voorkeur wordt daarom gegeven aan de (juiste) kandidaat in regio Utrecht.

Vacature:

DIRECTIESECRETARESSE, 20 h/week, NL/E, regio Eindhoven

procedure bijna afgerond

Wij zoeken voor een ICT ondernemer een zeer zelfstandige Directiesecretaresse die zowel het office management als het secretariële gedeelte voor haar rekening neemt.

Relatiebeheer is tevens heel erg belangrijk. Het kan daarom tevens voorkomen dat de betreffende Directiesecretaresse met de Directeur de klanten bezoekt. Een echte netwerker is dus een absolute vereiste!

Taken

• O.a. telefoon

• agendabeheer

• ondersteuning directeur

• relatiebeheer

• bijhouden van e-mailbox Directeur en verwerking en klaarzetten van aanvragen en aanpassingen websites, waaronder ticketbeheer

• Notuleren bij klantenbezoek en direct actie ondernemen na klantenbezoek

• en alles wat verder ter tafel komt.

Profiel

• Minimaal HAVO

• Een afgeronde Directiesecretaresseopleiding

• Bij voorkeur enige secretariële werkervaring

• Ambitie

• Wens om mee te groeien !

• Echte netwerker en relatiebeheerder

• Communicatief sterk, zowel intern als extern

• Prettige persoonlijkheid

• Collegiaal

• Geen 9-5 mentaliteit

 

Heb je belangstelling? Stuur dan s.v.p. je CV vergezeld van je motivatie per mail naar info@paonline.nl. 

Beschikbare vacatures o.a. in regio West, Midden, Zuid:

 

SECRETARESSE, 36 h/week, Heerhugowaard (ingevuld)

 

OFFICE MANAGER, 40 h/week, NL/E, Capelle / Utrecht (ingevuld)

DIRECTIESECRETARESSE, 20 h/wk, NL/E, regio Eindhoven (procedure bijna afgerond)